Инструкция по ведению делопроизводства в ТСЖ

 

Инструкция по ведению делопроизводства в ТСЖ

1. Общие положения

Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное на его ведение.

2. Прием и регистрация документации

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Существует три основных потока документации: входящие; исходящие; внутренние.
Документы, поступающие в правление,проходят следующие этапы:
- предварительное рассмотрение;
- регистрация;
- рассмотрение;
- исполнение.

3. Предварительное рассмотрение

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в письме может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
Чаще всего корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

4. Регистрация

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 121/4-2005,
где 121 - порядковый регистрационный номер;
4 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;
2005 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

5. Рассмотрение корреспонденции

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне.
Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.

6. Исполнение

Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
направить корреспонденту письменный ответ;
сообщить телеграммой;
сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.
Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть доведено до них обязательно под роспись или в письменной форме.
Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
содержание телефонограммы;
откуда она поступила;
дату и время приема;

7. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма товарищества обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в товарищество.
Исходящие документы подписываются председателем правления и в определенных случаях председателем ревизионной комиссии. При отправке финансовых документов исходящие документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.
Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется по адресу, а второй остается и подшивается в дело.

8. Порядок оформления дел

Документы, исполненные и списанные в дело должны быть:
проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим(входящим)номерам;
освобождены от лишних дубликатов,черновиков, скрепок и булавок.
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются.
По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.